Tilan vuokraajan edustajana toimivat vuokralaisedustajat, eli välittäjät tai konsultit, auttavat tilan vuokraajaa uusien tilojen haussa tai nykyisten vuokrasopimusten uudelleenneuvotteluissa. Sitoutuneet vuokralaisedustajat palvelevat nimenomaan vuokralaista/tilojen etsijää, ei vuokranantajaa.

Palvelu sisältää usein esimerkiksi tarvekartoituksen, nykyisen ja tulevan liiketoiminnan tarpeiden mukaisten tilojen etsimisen julkisesta ja ei-julkisesta markkinasta, neuvonanto vuokraneuvotteluihin ja vuokranantajien kilpailuttamisen, vaihtoehtojen vertailun taloudellisten ja laadullisten kriteerien perusteella, kohdekäyntien järjestäminen potentiaalisiin kohteisiin, suositukset sopivimmista tiloista sekä sopimusneuvottelut ja neuvonanto niissä.

Näin ollen tilojen etsijä ulkoistaa suuren määrän työtä ja stressiä tilan haun ammattilaiselle. Tilatarvetta selvittäessä voidaan myös päätyä ratkaisuun, jossa vuokrasopimus nykyisistä tiloista uusitaan ja samalla tiloja mahdollisesti muokataan vastaamaan paremmin vuokralaisen nykytilanteen vaatimuksia. Nämä vaatimukset paljastuvat ja selkeytyvät usein vuokralaisedustajan tekemän kokonaisvaltaisen tilatarvekartoituksen yhteydessä, jossa kuullaan yritysjohdon lisäksi myös yrityksen työntekijöitä. Joskus vuokralaisen tilatarpeet vaihtuvat myös kesken vuokrakauden, jolloin tulee tarve neuvotella vuokranantajan kanssa lisätilasta tai tilojen pienentämisestä. Vuokralaisedustaja tulee tässä mukaan ja auttaa löytämään parhaan ratkaisun vuokralaiselle sopimusneuvotteluissa.

Vuokralaisedustaja auttaa vuokrasopimusneuvotteluissa osaamisensa ja kokemuksensa tuomalla tietotaidolla. Hän avaa vuokralaiselle mahdollisesti vierasta sopimussanastoa ja -käytäntöjä. Vuokralaisedustaja hoitaa myös yhteydenpidon vuokranantajien ja vuokralaisen välillä. Vuokralaisedustajan tehtävä on varmistaa, että vuokrasopimus tehdään vuokralaisen oikeuksien ja etujen mukaisesti.